W dzisiejszych czasach, multitasking to tak zwane must have każdego pracownika. Dziś musimy nie tylko realizować kilka zadań jednocześnie, ale przede wszystkim pracować efektywnie. Efektywnie, czyli jak? Które zadanie jest ważniejsze i które projekty potraktować priorytetowo?
1. Lista spraw to podstawa
Częstą praktyką jest zasada zbliżającego się deadline’u. Nie jest to jednak dobra strategia. Zostawianie rzeczy na sam koniec i podejmowanie decyzji pod wpływem czasu, przynosi problemy i generuje niepotrzebny stres związany z robieniem czegoś na ostatnią chwilę. Tutaj pomaga tworzenie list, kalendarzy, sieci projektów z zaznaczeniem ich wagi i terminu wykonania. Najpierw trzeba skupić się na rzeczach najważniejszych z najbliższym terminem wykonania. Inne kwestie muszą zostać odłożone. Jednak nie możemy przekładać ich w nieskończoność. Najlepiej przypisać im termin końcowy z upływem którego musimy je zrealizować.
2. Deleguj!
Można też spróbować oddelegować dane zadania, zostawiając sobie czas na ich sprawdzenie. To szybki sposób na realizację zadania, bez osobistego zaangażowania się w jego wykonanie i z zaoszczędzeniem czasu. W przypadku rzeczy mało naglących i mniej istotnych zastanów się, czy one w ogóle muszą być w tej chwili wykonane. Czasem w ogóle nie warto, aby ta pozycja znalazła się na naszej „to do” liście.
3. Priorytety, priorytety!
Właśnie takie zajmowanie się sprawami drugorzędnymi, mało pilnymi pochłania najwięcej czasu i sprawia, że pozostałe zadania nie są wykonywane zgodnie z harmonogramem. A co więcej, są wykonywane w pośpiechu , a ich jakość nie jest satysfakcjonująca. W takich wypadkach pomagają listy, najlepiej dwie. Jedna z rzeczami przypisanymi na określoną porę dnia, a druga z rzeczami „do zrobienia” na dany dzień. Przypisujemy priorytety danym zadaniom, tym najważniejszym przypisując określone godziny. Reszta jest realizowana zgodnie z hierarchią, w zależności od wolnego czasu. W naszym planie musimy jednak uwzględnić nieprzewidziane przerwy w pracy i sytuacje nagłe.
4. Co za dużo to niezdrowo
Warto jednak pamiętać, że co za dużo to niezdrowo. Duża ilość priorytetów może przytłoczyć i sparaliżować pracę. Efektywny pracownik to taki, który potrafi wyselekcjonować priorytety i zrezygnować z tego co mniej ważne. Efektywność w pracy to także umiejętność delegowania i rozwiązywania sytuacji z nastawieniem na to co jest najlepsze dla danego projektu i ogólnego interesu firmy.