Prowadzenie rozmów drogą elektroniczną to nieodłączny element dnia większości pracowników, niezależnie od szczebla kariery, na którym się znajdują. Emaile uzupełniają spotkania bezpośrednie i telefoniczne konwersacje. Ich niezaprzeczalnym atutem jest zapis, dzięki któremu nie umykają ważne szczegóły rozpatrywanego zagadnienia. Nie zastąpią rozmów, są ich elementem, dlatego pisząc emaile warto pamiętać o poprawności języka i netykiecie.
Przywitanie, czyli jak rozpocząć?
Kilka lat temu w Internecie wybuchła dyskusja dotycząca sposobu rozpoczynania korespondencji mailowej. Michał Rusinek tłumacz, pisarz i dawny sekretarz pierwszej, polskiej laureatki Nagrody Nobla, Wisławy Szymborskiej stwierdził, że stosowana powszechnie formuła: WITAM, nie jest poprawna. W ten sposób, do swojej przestrzeni, mogą zapraszać gospodarze, a któż z nas jest w pełni gospodarzem Internetu. Nieco lepiej rozpoczynać od zwrotu: dzień dobry, choć w naprawdę dobrym tonie, zwłaszcza przy pierwszej wymianie maili, jest użycie sformułowania: Szanowna Pani/ Szanowny Panie.
Jeśli po powitaniu postawiony jest przecinek, to pierwsze zdanie treści jako kontynuację myśli, należy rozpocząć małą literą.
Temat
Przedmiot rozmowy powinien być jak najbardziej precyzyjnie ujęty w temacie. Można ograniczyć go do hasła lub wpisać pełnym zdaniem. Nie należy zaczynać zdania w temacie i kończyć w treści maila. Warto jest zachowywać ciągłość korespondencji, czyli prowadząc rozmowę odpowiadać na otrzymanego maila, nie wpisywać odpowiedzi w treść nowego. To znacznie ułatwia pracę, porządkuje. Wiele firm, zwłaszcza zajmujących się sprzedażą online, wpisuje prośbę o takie postępowanie w stopkę maila.
Jeśli korespondujemy z kimś kilkukrotnie w ciągu jednego dnia, nie musimy rozpoczynać każdego maila od nagłówka, możemy od razu odpowiedzieć na otrzymaną wiadomość.
Emaile nie powinny całkowicie zastępować kontaktów zawodowych. Powinni pamiętać o tym zwłaszcza szefowie w sytuacjach, gdy muszą przekazać pracownikom trudne wiadomości. Można je wysłać mailem, jednak autorytet buduje się poprzez konfrontacje.
Forma
Niezależnie od tego, czy prowadzimy korespondencję używając telefonu, czy komputera musimy zwracać uwagę na literówki. Ich nadmierna ilość nie świadczy dobrze o nadawcy. Zbyt wiele wykrzykników, pisanie Caps Lockiem i emotikony mogą spowodować, że nadawca zostanie odebrany jako osoba przesadnie emocjonalna lub niedojrzała. Nie należy także przesadzać z ilością formatów, ozdobników, kolorów. Tekst powinien być czytelny.
Treść
Listy nie powinny być zbyt długie. Większość ludzi poświęca na czytanie emailu kilka sekund, przebiega wzrokiem przez tekst. Jeśli mamy do przekazania wiele treści wówczas wskazane jest użycie wypunktowania, kursywy lub pogrubienia dla ważniejszych fragmentów.
Na maile powinno się odpowiadać do 24 godzin. W przypadku braku lub ograniczonego dostępu do skrzynki elektronicznej należy zastosować autorespondera informującego o ograniczeniach.